Апостиль (ИНФОРМАЦИОННЫЙ РАЗДЕЛ)

Апостилирование документов  ( информация для сведения ) 

В 1992 г. Российская Федерация присоединилась к Гаагской Конвенции 1961 г., которая отменяет для стран-участниц Конвенции требование дипломатической или консульской легализации официальных документов, направляемых в одну из этих стран. Документы, выданные в России и предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской Конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке. Этот порядок заключается в следующем: уполномоченные органы Российской Федерации проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран-участниц Конвенции. Апостиль "удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ" (ст. 5 Гаагской Конвенции). Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран-участниц Гаагской Конвенции.
В соответствии со ст. 6 Гаагской Конвенции каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. В Российской Федерации апостиль проставляют следующие учреждения:

Министерства юстиции Республик в составе Российской Федерации. Органы юстиции субъектов в Российской Федерации на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же Республике, крае, области, округе, городе;

Республиканские органы записи актов гражданского состояния Республик в составе Российской Федерации. Органы записи актов гражданского состояния субъектов Российской Федерации на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих из вышеупомянутых органов;

Отдел документально-справочной работы Росархива на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;

Архивные органы Республик, автономных образований, краев и областей на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;

Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры;

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации проставляет апостиль на документах об образовании.


Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см., включает в себя 10 пунктов:
Название (всегда пишется на французском языке) - APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
Страна .............................................
Настоящий официальный документ был подписан (фамилия) .............................
выступающим(ей) в качестве .........................
скреплен печатью/штампом (название учреждения)....................................................
Удостоверен в .....................
(дата) ..................
(название учреждения)...............................
за № ...............................................
Печать/штамп Подпись ................



Органы, проставляющие апостиль:

В соответствии со ст. 6 Конвенции каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.
В Российской Федерации апостиль проставляют следующие учреждения:
Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России);
Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации;
Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России);
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор);
Федеральное архивное агентство России (Росархив);
Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
Органы ЗАГС субъектов Российской Федерации;
Генеральная прокуратура Российской Федерации;
Министерство внутренних дел Российской Федерации.

Не апостилируются (не могут быть легализованы) подлинники и копии следующих документов:
профсоюзные билеты; трудовые книжки; военные билеты; удостоверения личности; пенсионные книжки; характеристики; водительские права; документы о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям; о судимости после установления Советской власти или о реабилитации; о дореволюционных денежных вкладах; по дореволюционным имущественным отношениям; о владении имуществом на праве собственности после установления Советской власти, если такое имущество не может быть в настоящее время предметом собственности отдельных лиц.

По смыслу Гаагской конвенции под официальными документами понимаются:
- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
- административные документы; нотариальные акты;
- официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное нотариальное удостоверение подписей.

Проставление апостиля

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.
В то же время Апостиль должен быть проставлен на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). Апостиль проставляется как на подлинниках официальных документов, так и на копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Действие Конвенции распространяется на:

документы о гражданском состоянии (свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, смерти, справки из органов ЗАГС);

документы об образовании (дипломы с приложениями, аттестаты с приложениями) оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.);

оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, заключении брака и др.);

документы судебных органов, заявления, согласия, доверенности и другие документы, удостоверенные нотариусом (кроме копий с оригиналов документов, засвидетельствованных им);

любые нотариально заверенные копии официальных документов РФ, а также официальных документов, выданных бывшими союзными республиками СССР до 01.01.1992 г.;

нотариально заверенный перевод документов;

выписку из российского паспорта и заграничного паспорта РФ;

нотариальную копию российского паспорта и заграничного паспорта РФ (при отсутствии виз или выписки);

нотариальную копию водительского удостоверения (кроме удостоверений международного образца);

документы юридических лиц РФ, заверенные регистрирующим органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);

документы о трудовом стаже;

судебные решения;

уставы и учредительные документы;

патентную и иную документацию, исходящую от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.).


ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ ДЛЯ ЛЕГАЛИЗАЦИИ ИЛИ ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ.

Документы, исходящие от органов и учреждений Российской Федерации, должны соответствовать установленным в Российской Федерации образцам, а также иметь все необходимые реквизиты: необходимо, чтобы нотариально удостоверенные документы были изготовлены на белой качественной бумаге (не на бланке) полностью машинописным текстом (изготовленном на печатной машинке или компьютере);
Документы не разрешается сгибать;
Документы не должны содержать какие-либо дополнительные сведения, в них должны отсутствовать прочерки, как незаполненных строк, так и других пустых мест, а также не должны быть проставлены голограммы и мастичные штампы, такие как «Копия», «Лицензия № XXX, выданная Управлением юстиции...»;
Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть надлежащим образом прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписью и печатью нотариуса;
При изготовлении копии документа и его перевода должна быть расшифровка печати, учреждения или организации, выдавшей документ. Нотариально оформленные документы излагаются на языке нотариального делопроизводства (в большинстве случаев - на русском языке). По просьбе гражданина или организации может быть оформлен перевод документа на иностранный язык по правилам нотариального свидетельствования верности перевода с одного языка на другой.
Печать нотариуса ставится на нотариально удостоверенном документе на свободном месте, не затрагивая текста документа, удостоверительной надписи и подписи нотариуса.

Стандартный срок проставления апостиля - 5 дней.